AS/NZS 5131 Kapsamında İç Tetkik ve Kalite Güvence Süreçleri
Kalite yönetim sistemlerinin etkinliği yalnızca dokümanların hazırlanmasıyla değil, bu dokümanların uygulamada ne ölçüde hayata geçirildiğinin düzenli olarak doğrulanmasıyla anlaşılır. Bu doğrulamanın en önemli araçlarından biri ise iç tetkiklerdir.
AS/NZS 5131 standardı doğrudan bir yönetim sistemi standardı olmamakla birlikte, standardın öngördüğü kalite güvence faaliyetlerinin sürdürülebilir şekilde uygulanabilmesi için kuruluşların kendi süreçlerini düzenli olarak gözden geçirmesi büyük önem taşımaktadır. İç tetkikler sayesinde kuruluşlar, müşteri denetimleri veya proje incelemeleri öncesinde eksikliklerini belirleyebilir, risklerini azaltabilir ve kalite yönetim sistemlerini sürekli geliştirebilir.
Kalite Güvence Yaklaşımı
Kalite güvence (Quality Assurance), ürünün yalnızca son aşamada kontrol edilmesi değil, üretimin başlangıcından teslimata kadar tüm süreçlerin planlı şekilde yönetilmesini ifade eder. Kalite güvence yaklaşımı;
- Süreçlerin tanımlanmasını,
- Sorumlulukların belirlenmesini,
- Kontrol noktalarının oluşturulmasını,
- Kayıtların düzenli tutulmasını,
- Sürekli iyileştirmeyi
esas alır. Bu yaklaşım sayesinde kalite, son kontrolde değil üretimin her aşamasında oluşturulur.
İç Tetkikin Amacı
İç tetkiklerin temel amacı hata aramak değildir. Amaç;
- Süreçlerin planlandığı şekilde uygulanıp uygulanmadığını doğrulamak,
- İyileştirme fırsatlarını belirlemek,
- Riskleri erken tespit etmek,
- Müşteri beklentilerinin karşılandığını değerlendirmek,
- Kalite yönetim sisteminin etkinliğini artırmaktır.
Başarılı bir iç tetkik, kuruluşun gelişimine katkı sağlayan önemli bir yönetim aracıdır.
İç Tetkik Ne Zaman Yapılmalıdır?
Tetkikler belirli bir takvim doğrultusunda planlanmalıdır. Planlama yapılırken;
- Devam eden projeler,
- Üretim yoğunluğu,
- Önceki tetkik sonuçları,
- Tespit edilen uygunsuzluklar,
- Müşteri şikâyetleri,
- Süreçlerde yapılan değişiklikler
dikkate alınmalıdır. Risk seviyesi yüksek faaliyetlerin daha sık gözden geçirilmesi faydalı olacaktır.
Tetkik Kapsamı
AS/NZS 5131 kapsamında gerçekleştirilecek iç tetkikler aşağıdaki süreçleri kapsayabilir:
- Satın alma
- Malzeme kabulü
- Malzeme izlenebilirliği
- Kesim ve şekillendirme
- Kaynak faaliyetleri
- Kaynak prosedürleri
- Kaynakçı yeterlilikleri
- Muayene ve test faaliyetleri
- Cıvatalı birleşimler
- Yüzey hazırlığı
- Boyama veya galvaniz
- Montaj faaliyetleri
- Kalite kayıtları
- Doküman yönetimi
- Uygunsuzluk yönetimi
Kuruluşun faaliyet alanına göre kapsam genişletilebilir.
Tetkik Planının Hazırlanması
Her tetkik öncesinde planlama yapılmalıdır. Tetkik planında genel olarak;
- Tetkik tarihi,
- Tetkik edilecek süreç,
- Tetkik kriterleri,
- Sorumlu kişiler,
- Tetkik ekibi,
- Zaman planı
yer almalıdır. İyi hazırlanmış bir plan, tetkikin verimli yürütülmesini sağlar.
Tetkik Sırasında Nelere Bakılır?
Tetkik sırasında yalnızca dokümanlar değil, uygulamalar da değerlendirilmelidir. Örneğin;
- Personel görevlerini biliyor mu?
- Güncel dokümanlar kullanılıyor mu?
- Malzemeler doğru şekilde tanımlanmış mı?
- Kaynak işlemleri onaylı prosedürlere göre yürütülüyor mu?
- Muayene kayıtları eksiksiz mi?
- Ölçüm ekipmanlarının kalibrasyonu geçerli mi?
- Uygunsuz ürünler uygun şekilde kontrol ediliyor mu?
Tetkik, süreçlerin gerçek uygulamasını yansıtmalıdır.
Objektif Kanıtların Toplanması
Tetkik bulguları mutlaka objektif kanıtlara dayanmalıdır. Objektif kanıtlar;
- Kayıtlar,
- Dokümanlar,
- Gözlemler,
- Görüşmeler,
- Ölçüm sonuçları,
- Fotoğraflar
şeklinde olabilir. Varsayımlara dayalı değerlendirmeler yerine doğrulanabilir bilgiler esas alınmalıdır.
Tetkik Bulgularının Değerlendirilmesi
Tetkik sonunda elde edilen bulgular değerlendirilmelidir. Bulgular genel olarak; uygun olanlar, iyileştirme fırsatları, uygunsuzluklar şeklinde sınıflandırılabilir. Bu yaklaşım, yalnızca eksikliklerin değil başarılı uygulamaların da görünür olmasını sağlar.
Tetkik Sonrası Yapılması Gerekenler
Tetkik tamamlandıktan sonra;
- Bulgular ilgili sorumlularla paylaşılmalı,
- Gerekli düzeltici faaliyetler planlanmalı,
- Tamamlanma süreleri belirlenmeli,
- Faaliyetlerin etkinliği izlenmelidir.
Tetkik raporunun hazırlanması sürecin sonu değil, iyileştirme çalışmalarının başlangıcıdır.
Yönetimin Rolü
Kalite güvence süreçlerinin başarısı, yönetimin desteğine bağlıdır. Yönetim;
- Gerekli kaynakları sağlamalı,
- Tetkik sonuçlarını değerlendirmeli,
- İyileştirme faaliyetlerini desteklemeli,
- Kalite hedeflerini gözden geçirmeli,
- Sürekli gelişim kültürünü teşvik etmelidir.
Kalite yönetimi yalnızca kalite biriminin sorumluluğu olarak görülmemelidir.
Sürekli İyileştirme
İç tetkikler yalnızca mevcut durumu değerlendirmek için değil, gelecekte daha iyi sonuçlar elde etmek için de kullanılmalıdır. Sürekli iyileştirme kapsamında;
- Süreç performansları izlenebilir,
- Tekrarlayan hatalar analiz edilebilir,
- Yeni teknolojiler değerlendirilebilir,
- Eğitim ihtiyaçları belirlenebilir,
- Verimlilik artırıcı çalışmalar planlanabilir.
Bu yaklaşım, kuruluşun rekabet gücünü artırırken kalite kültürünün gelişmesine de katkı sağlar.
Denetimlere Hazırlık
AS/NZS 5131 kapsamında yürütülen projelerde müşteriler, ana yükleniciler veya bağımsız denetim kuruluşları tarafından saha incelemeleri gerçekleştirilebilir. Düzenli iç tetkikler sayesinde kuruluşlar;
- Dokümantasyon eksikliklerini önceden giderebilir,
- Kayıtlarını güncel tutabilir,
- Süreçlerini doğrulayabilir,
- Denetimlere daha hazırlıklı şekilde katılabilir.
Bu durum hem denetim sürecini kolaylaştırır hem de müşteri güvenini artırır.