AS/NZS 5131'de Uygunsuzluk Yönetimi ve Düzeltici Faaliyetler
Çelik yapı imalatı ve montajı süreçlerinde, ne kadar etkin bir kalite yönetim sistemi uygulanırsa uygulansın zaman zaman uygunsuzluklarla karşılaşılması mümkündür. Önemli olan, bu uygunsuzlukların ortaya çıkmasını tamamen engellemekten ziyade, zamanında tespit edilmesi, doğru şekilde değerlendirilmesi ve tekrarının önlenmesidir.
AS/NZS 5131 standardı, üretim ve montaj faaliyetlerinin planlı şekilde yürütülmesini esas alırken, tespit edilen uygunsuzlukların da sistematik bir yaklaşımla yönetilmesini beklemektedir.
Uygunsuzluk Nedir?
Uygunsuzluk; gerçekleştirilen bir faaliyet, ürün veya hizmetin proje şartnamelerine, teknik resimlere, ilgili standartlara veya müşteri beklentilerine uymaması durumudur. Uygunsuzluklar;
- Malzemelerde,
- Kaynak işlemlerinde,
- Cıvatalı birleşimlerde,
- Boyutsal ölçülerde,
- Kaplama uygulamalarında,
- Dokümantasyonda,
- Muayene kayıtlarında,
- Montaj faaliyetlerinde
ortaya çıkabilir. Her uygunsuzluk aynı seviyede risk oluşturmaz. Bu nedenle teknik değerlendirme yapılması önemlidir.
Uygunsuzlukların Erken Tespit Edilmesi
Kalite yönetiminin temel hedeflerinden biri, uygunsuzlukların mümkün olan en erken aşamada belirlenmesidir. Bunun için;
- Giriş kontrolleri,
- Proses kontrolleri,
- Ara muayeneler,
- Son kontroller,
- İç tetkikler,
- Müşteri denetimleri
önemli fırsatlar sunmaktadır. Erken tespit edilen uygunsuzluklar, hem maliyetleri hem de proje gecikmelerini önemli ölçüde azaltır.
Uygunsuzlukların Sınıflandırılması
Kuruluşlar, uygunsuzlukları kendi kalite yönetim sistemlerine uygun şekilde sınıflandırabilir. Örneğin;
- Kritik uygunsuzluklar,
- Önemli uygunsuzluklar,
- Küçük uygunsuzluklar
şeklinde bir sınıflandırma yapılabilir. Bu yaklaşım, önceliklerin belirlenmesine ve kaynakların etkin kullanılmasına yardımcı olur.
Uygunsuzluk Tespit Edildiğinde Ne Yapılmalıdır?
Bir uygunsuzluk tespit edildiğinde öncelikle ilgili ürün, proses veya faaliyet değerlendirilmelidir. Gerekli durumlarda;
- Ürün tanımlanmalı,
- Karışması önlenmeli,
- Kullanımı durdurulmalı,
- Etkilenen diğer ürünler belirlenmeli,
- Teknik değerlendirme başlatılmalıdır.
Amaç, uygunsuzluğun yayılmasını önlemek ve güvenli olmayan ürünlerin kullanılmasını engellemektir.
Teknik Değerlendirme Süreci
Her uygunsuzluk aynı yöntemle çözülemez. Teknik değerlendirme sırasında aşağıdaki sorulara cevap aranmalıdır:
- Uygunsuzluk güvenliği etkiliyor mu?
- Yapısal performans üzerinde etkisi var mı?
- Düzeltilebilir mi?
- Yeniden imalat gerekli mi?
- İlave test yapılmalı mı?
- Müşteri onayı gerekiyor mu?
Bu değerlendirme, uygun teknik bilgiye sahip kişiler tarafından yapılmalıdır.
Düzeltme ve Düzeltici Faaliyet Arasındaki Fark
Uygulamada bu iki kavram sıklıkla karıştırılmaktadır.
Düzeltme, mevcut uygunsuzluğu gidermeye yönelik işlemdir. Örneğin; hatalı kaynağın tamir edilmesi, eksik cıvatanın takılması, boya hasarının onarılması bir düzeltmedir.
Düzeltici faaliyet ise aynı uygunsuzluğun tekrar oluşmasını önlemeye yönelik sistem iyileştirmesidir. Örneğin; kaynak prosedürünün gözden geçirilmesi, eğitim verilmesi, kontrol planının güncellenmesi, yeni kontrol noktalarının oluşturulması düzeltici faaliyet kapsamındadır.
Kök Neden Analizi
Kalıcı çözüm üretilebilmesi için uygunsuzluğun gerçek nedeni belirlenmelidir. Kök neden analizi yapılırken;
- İnsan faktörü,
- Ekipman,
- Malzeme,
- Yöntem,
- Çevre koşulları,
- Yönetim sistemi
birlikte değerlendirilmelidir. Yalnızca görünen sonucun düzeltilmesi, benzer uygunsuzlukların tekrar etmesini engellemeyebilir.
Düzeltici Faaliyetlerin Takibi
Planlanan faaliyetlerin uygulanıp uygulanmadığı izlenmelidir. Takip sürecinde;
- Sorumlular,
- Tamamlanma tarihleri,
- Gerçekleştirilen faaliyetler,
- Etkinlik değerlendirmeleri
kayıt altına alınmalıdır. Etkinliği doğrulanmayan faaliyetler tamamlanmış kabul edilmemelidir.
Dokümantasyonun Önemi
Uygunsuzluk yönetiminde kayıtların eksiksiz tutulması büyük önem taşır. Kayıtlarda genellikle;
- Uygunsuzluğun tanımı,
- Tespit tarihi,
- İlgili ürün veya proje,
- Değerlendirme sonucu,
- Alınan karar,
- Yapılan düzeltme,
- Düzeltici faaliyet,
- Kapanış onayı
yer alır. Bu kayıtlar hem iç denetimlerde hem de müşteri incelemelerinde önemli kanıt niteliğindedir.
Uygunsuzlukların Analizi
Tek tek değerlendirilen uygunsuzlukların yanı sıra belirli dönemlerde genel analiz yapılması da faydalıdır. Bu analizler sayesinde;
- Tekrarlayan problemler,
- Sürekli hata oluşan prosesler,
- Eğitim ihtiyaçları,
- İyileştirme fırsatları
belirlenebilir. Veriye dayalı değerlendirmeler, kalite sisteminin gelişimine önemli katkı sağlar.
Önleyici Yaklaşım
Başarılı kalite yönetim sistemleri yalnızca oluşan uygunsuzluklarla ilgilenmez. Aynı zamanda;
- Risk analizleri yapar,
- Süreçleri gözden geçirir,
- Personel eğitimlerini planlar,
- İç tetkikler gerçekleştirir,
- Müşteri geri bildirimlerini değerlendirir.
Bu yaklaşım sayesinde birçok problem oluşmadan önce önlenebilir.