AS/NZS 5131 Kapsamında Kalite Kayıtları ve Proje Dosyası (Manufacturing Record Book)
Bir çelik yapının ilgili standartlara uygun olarak üretildiğini göstermek yalnızca kaliteli bir imalat yapmakla mümkün değildir. Yapılan tüm faaliyetlerin kayıt altına alınması ve gerektiğinde doğrulanabilir olması da en az üretim kadar önemlidir.
AS/NZS 5131 standardı kapsamında gerçekleştirilen üretim faaliyetleri boyunca oluşturulan kalite kayıtları, ürünün teknik şartlara uygun olarak imal edildiğinin en önemli kanıtıdır. Bu kayıtların sistematik şekilde bir araya getirilmesiyle oluşturulan proje dosyası ise hem müşteri teslimlerinde hem de denetim süreçlerinde önemli bir referans doküman niteliği taşır.
Kalite Kayıtlarının Amacı
Kalite kayıtları;
- Yapılan faaliyetlerin doğrulanmasını,
- Ürünün izlenebilirliğinin sağlanmasını,
- Muayene ve test sonuçlarının belgelenmesini,
- Müşteri taleplerinin karşılandığının gösterilmesini,
- Denetimlerde objektif kanıt sunulmasını
amaçlar. Eksiksiz kayıtlar, üretim sürecinin güvenilirliğini artırır ve olası uyuşmazlıklarda önemli bir dayanak oluşturur.
Proje Dosyası Nedir?
Proje dosyası (Manufacturing Record Book), proje boyunca oluşturulan teknik ve kalite kayıtlarının düzenli şekilde bir araya getirildiği doküman bütünüdür.
Her projede aynı içerik bulunmayabilir. Dosyanın kapsamı; proje şartnamesine, sözleşme hükümlerine, construction category seviyesine, müşteri taleplerine göre değişebilir.
Proje Dosyasında Bulunabilecek Dokümanlar
Projenin kapsamına bağlı olarak dosyada aşağıdaki belgeler yer alabilir:
- Proje kalite planı
- Muayene ve test planı (ITP)
- Doküman revizyon listeleri
- Teknik resimler
- Malzeme sertifikaları
- Malzeme izlenebilirlik kayıtları
- Kaynak prosedürleri
- Kaynak prosedürü yeterlilik kayıtları
- Kaynakçı yeterlilik belgeleri
- Muayene raporları
- Ölçüm sonuçları
- Kaplama kontrol raporları
- Uygunsuzluk kayıtları
- Düzeltici faaliyet kayıtları
- Son kabul kayıtları
Proje gerekliliklerine bağlı olarak ilave belgeler de dosyaya eklenebilir.
Malzeme Kayıtlarının Yönetimi
Proje dosyasında kullanılan malzemelere ilişkin kayıtlar önemli yer tutar. Bu kayıtlar sayesinde;
- Kullanılan malzemenin uygunluğu,
- Sertifika bilgileri,
- Parti numaraları,
- İzlenebilirlik bilgileri
kolaylıkla doğrulanabilir. Malzeme kayıtlarının üretimde kullanılan parçalarla ilişkilendirilebilmesi önemlidir.
Kaynak Kayıtları
Kaynak faaliyetlerine ilişkin belgeler de proje dosyasının temel bileşenlerinden biridir. Bunlar arasında;
- Onaylı kaynak prosedürleri,
- Prosedür yeterlilik kayıtları,
- Kaynakçı yeterlilik belgeleri,
- Kaynak tamir kayıtları,
- Kaynak kontrol formları
bulunabilir. Bu kayıtlar sayesinde kaynaklı imalatın planlandığı şekilde gerçekleştirildiği doğrulanabilir.
Muayene ve Test Kayıtları
Üretim süresince gerçekleştirilen kontroller kayıt altına alınmalıdır. Projeye bağlı olarak;
- Görsel muayene raporları,
- Boyutsal kontrol kayıtları,
- Tahribatsız muayene raporları,
- Kaplama ölçümleri,
- Son kontrol raporları
proje dosyasına eklenebilir. Tüm kayıtların ilgili parçalarla ilişkilendirilebilmesi önerilir.
Değişikliklerin Yönetimi
Projelerde zaman zaman tasarım veya üretim değişiklikleri yapılabilir. Bu durumda;
- Revizyonlar kayıt altına alınmalı,
- Güncel dokümanlar kullanılmalı,
- Eski revizyonların yanlışlıkla kullanımının önüne geçilmelidir.
Revizyon yönetimi, kalite kayıtlarının güvenilirliği açısından önemli bir unsurdur.
Dijital Kayıt Yönetimi
Birçok kuruluş kalite kayıtlarını elektronik ortamda yönetmektedir. Dijital sistemler;
- Dokümanlara hızlı erişim,
- Revizyon takibi,
- Güvenli arşivleme,
- Yetkilendirme,
- Yedekleme
gibi avantajlar sağlayabilir. Elektronik kayıtların güvenliği ve bütünlüğü de en az basılı kayıtlar kadar önemlidir.
Kayıtların Saklanması
Kalite kayıtları, proje tamamlandıktan sonra da belirli sürelerle muhafaza edilmelidir. Saklama süreleri;
- Sözleşme hükümlerine,
- Yasal gerekliliklere,
- Müşteri taleplerine,
- Kuruluşun kalite yönetim sistemine
uygun olarak belirlenmelidir. Kayıtlara gerektiğinde kolayca ulaşılabilmesi önemlidir.
Denetimlerde Kalite Kayıtlarının Önemi
Müşteri veya bağımsız denetimlerde kalite kayıtları en önemli inceleme konularından biridir. Eksiksiz ve düzenli hazırlanmış bir proje dosyası;
- Üretim sürecinin şeffaflığını gösterir,
- Teknik uygunluğu destekler,
- Denetim süresini kısaltır,
- Müşteri güvenini artırır.
Eksik veya düzensiz kayıtlar ise ilave incelemelere ve gecikmelere neden olabilir.
Sık Karşılaşılan Eksiklikler
Kalite kayıtlarının yönetiminde aşağıdaki eksikliklerle karşılaşılabilmektedir:
- Eksik imzalı formlar,
- Güncel olmayan dokümanlar,
- İzlenebilirliği desteklemeyen kayıtlar,
- Revizyonların karıştırılması,
- Muayene raporlarının eksik olması,
- Belgelerin proje bazında düzenlenmemesi.
Bu eksikliklerin önlenmesi için kayıt yönetimi süreci düzenli olarak gözden geçirilmelidir.
